Osoba nadawcy i tytuł wiadomości determinują, czy e-mail będzie przeczytany, dlatego tak ważne jest by te dwie pozycje wyglądały tak jak chcielibyśmy by nas postrzegano – to pierwsze wrażenie musi być odpowiednie. Nic złego się nie stanie, gdy w e-mailu od mojej narzeczonej pole nadawcy będzie wypełniał adres kicia@buziaczek.pl, ale gdy dostaję takiego maila z podaniem o pracę, potencjalny kandydat jest z miejsca skreślony. Z „buziaczkiem” chodzę do kina, pracuję z Kowalskim.
Na co należy zwracać uwagę w elektronicznej korespondencji, by zostać dobrze odebranym:
- pola „tytuł” i „nadawca” muszą być precyzyjnie wypełnione – jeśli odbiorca dostaje dużo e-maili, tylko jasny i wyraźny przekaz wstępny może zaowocować otwarciem listu
- list powinien mieć przejrzystą konstrukcję, a dołączone załączniki powinny być w popularnych formatach – inaczej treść e-maila staje się nieczytelna, a załączniki nie będą otwarte
- unikanie błędów ortograficznych i interpunkcyjnych oraz skrótów, które mogą nie być rozszyfrowane – większość osób zajmujących się biznesem jest bardzo wyczulona na błędy w pisowni i z góry nadaje „błędnemu pisarzowi” etykietę nierozgarniętego
- należy okazać szacunek osobie do której się pisze – jest to oczywista sentencja, a jednak nie znalazła się tu przez przypadek – ilość maili pozbawionych elementarnych zasad kultury i szacunku jest zatrważająca. 20% maili, które otrzymujemy jest tak napisanych, że nadawców skierowałbym na lekcje savoir-vivru, gdybym wiedział, że ich tym nie urażę
Skoro już mowa o savoir-vivrze, należy przypomnieć o zasadach jakie panują w Internecie. Określany mianem netykiety kodeks pomaga osobom bez wrodzonej kultury, przejść przez internetową sieć nie nabawiając się wrogów. Wymienię za Richardem Laermerem te netykietowe rady, które odnoszą się do e-maili:
- Przekazuj wiadomość w sposób zwięzły.
- Przeczytaj swój e-mail zanim go wyślesz, nawet jeśli Ci się spieszy.
- Powiadom adresata o wszelkich załącznikach.
- Nie wysyłaj poczty "do wszystkich" nie ukrywając danych.
- Podawaj pełne nazwisko, a nie zdrobnienia.
- Nigdy nie wysyłaj e-maila, gdy jesteś zły.
- Unikaj obszernych załączników.
- Nie dawaj nikomu cudzego adresu e-mail, bez zgody tej osoby.
- Gdy otrzymujesz e-maila, na których chcesz odpisać, zwracaj uwagę na styl jakim posługuje się jego autor.
Do tej listy dodałbym jeszcze trzy zasady, które zawsze należy mieć na uwadze, gdy zależy nam na dobrym wizerunku:
Przyjmij założenie, że wszystko co zawierasz w e-mailu, może zostać wydrukowane następnego dnia w największych gazetach. Tylko w ten sposób unikniesz słów, za które trzeba by się wstydzić.
Nie zakładaj, że adresat na pewno otrzymał Twojego e-maila – mogą wyniknąć z tego nieporozumienia i wzajemne oskarżenia, technika jest zawodna. W ważnych sprawach, dla pewności lepiej potwierdzić e-mail telefonicznie.
Zamiast e-maila, wyślij czasem list napisany własnoręcznie. Właśnie dlatego, że poczta elektroniczna stała się tak popularna, warto czasem sprawić miłą niespodziankę.
Michał Łebkowski
